Referentieverhaal

LearningOnLine biedt alles in één: webshop,

E-learningenadministratievebackoffice’

Wegener Media is de grootste crossmediale uitgever van Nederland met zeven regionale dagbladen, De Persdienst, ongeveer tweehonderd gratis huis-aan-huiskranten en tal van online platforms. Landelijk heeft het mediabedrijf een grote dekking voor adverteerders. De bladen worden gedrukt in twee eigen drukkerijen in Apeldoorn en Best. Wegener Media heeft 2500 medewerkers, waarvan een groot deel journalist is. Om een continu proces van ontwikkeling bij de medewerkers te bewerkstelligen, biedt Wegener Media hen een eigen ontwikkelbudget dat besteed kan worden in Loopbaanwinkel WiL, een online etalage met cursussen, trainingen, coaching en E-learning.

De oude situatie

Sinds 2009 had Wegener Media een online employability portal, waar medewerkers zelf cursussen konden bestellen. De cursus-

en leerlingadministratie vond handmatig plaats. Hierbij kun je denken aan deelnemerslijsten samenstellen, groepsindeling maken, locaties inplannen, uitnodigingen versturen, budgetten bewaken, archivering. Veel extra handwerk, versplintering van informatie en geen mogelijkheid om managementrapporten te genereren. Ook bood het platform geen inzicht in cursushistorie.

De oplossing

Wegener Media koos voor een nieuw platform: het complete systeem van LearningOnLine. Dat systeem heeft een website- en E-learningfunctionaliteit, gekoppeld aan een cursus- en leerlingenadministratiesysteem. Wegener Media kan nu in één en hetzelfde systeem het aantal aanmeldingen op een cursus monitoren, deelnemerslijsten beheren, brieven aanmaken en

verzenden et cetera. Ook wordt het systeem ingericht op complexere processen, zoals het bijhouden van eigen budgetten.

De voordelen

-Eén compleet systeem: webshop, E-learning en administratieve backoffice op hetzelfde platform

-Wegener Media had specifieke eisen en wensen. LearningOnLine heeft hun systeem daarop aangepast

-LearningOnLine koppelde hun eigen systeem aan de Moodle E-Academy van Wegener Media. De daar ontwikkelde E-learnings vindt de deelnemer onder zijn account in WiL

‘Eén systeem waarmee je ontwikkeling voor alle medewerkers op een efficiënte manier bereikbaar maakt en faciliteert!’

Jolanda Schonewille,

Manager Academy van Wegener

Wegener Media voert een actief ontwikkelbeleid: medewerkers worden gezien als zelflerende professionals die graag werken aan hun ontwikkeling. Om ontwikkeling te stimuleren, heeft Wegener een groot aanbod aan producten dat online wordt geëtaleerd. Sinds kort in een nieuwe webshop: WiL. WiL is gebouwd door LearningOnLine, dat Wegener de functionaliteiten kon bieden die de eerdere versie van WiL niet had. ‘De nieuwe versie voldoet niet alleen nú, het komt ook tegemoet aan onze toekomstige wensen,’ aldus Jolanda Schonewille, Manager Academy van Wegener.

‘We wilden af van al die verschillende systemen om de cursusadministratie bij te houden’

Medewerkers van Wegener hebben zelf de verantwoordelijkheid om zich actief te ontwikkelen. ‘Maar natuurlijk moeten wij ze daartoe motiveren door urgentiebesef en

verleiding,’ zegt Schonewille. ‘We willen hun aandacht vangen, interesse opwekken, de relevantie aantonen en drempels wegnemen.’ En daar heb je een gelikte etalage voor nodig: een webshop om alle ontwikkelproducten te presenteren zodat medewerkers gemakkelijk kunnen zoeken, kiezen, bestellen en volgen. Schonewille: ‘In 2009 hebben we daarvoor een employability portal gelanceerd. Dat platform heeft prima voldaan aan de doelstellingen

van toen, alleen zijn in de loop van de tijd de functionele eisen toegenomen. Voor complexere administratieve handelingen moesten we systemen ernaast hanteren.’ Zo hielden Schonewille en haar collega’s leerlingenlijsten bij in Excel-sheets, moesten ze brieven handmatig in Word opstellen en konden ze niet vanuit

het systeem e-mailen. Bovendien gebruikten ze het e-mailprogramma als briefarchief. ‘Ontzettend bewerkelijk, vooral omdat we graag nauwkeurig monitoren hoeveel aanmeldingen

er binnenkomen voor bepaalde cursussen, cursisten willen kunnen verdelen in groepjes et cetera.’

Het contract voor WiL liep eind 2013 af. Wegener Media stond voor de keus: het huidige platform door de leverancier laten aanpassen, óf in zee met een nieuwe partij. ‘Het was duidelijk dat de functionaliteiten inbouwen in het oude platform veel tijd en dus geld zou kosten, terwijl we geen zicht hadden op wat we dan uiteindelijk kregen.’ Bovendien wilde Wegener Media snel live met het nieuwe platform.

‘In zeer korte tijd stond onze nieuwe ontwikkelportal’

LearningOnLine kwam in beeld. ‘Hun systeem bevat alle functionaliteiten die we nodig hebben. Daarnaast gaf LearningOnLine ons de zekerheid dat al onze specifieke eisen in het bestaande systeem konden worden ingebouwd.’ Dat maakte de keuze voor het platform van LearningOnLine eenvoudig.

Eind december 2013 viel het besluit: LearningOnLine mocht de nieuwe ontwikkelportal van Wegener Media bouwen. ‘En we wilden 1 februari live – maar dat was niet realistisch. Onze deadline werd 3 maart, en dat was nóg ambitieus gepland.’ LearningOnLine hield zich aan die deadline. ‘Hoewel er aan de backoffice-kant nog

wat ruwe kantjes zijn en we nog wensen hebben, staat het platform!’

WiL biedt: een webshop waarin cursisten producten kunnen afnemen, een elektronische leeromgeving waarin de cursist e-learnings kan volgen, en een compleet

cursusadministratiesysteem met real time zicht op aanmeldingen. Ook kunnen bestellingen worden beheerd, groepen en wachtlijsten gemaakt, trainers ingepland en budgetten worden bewaakt. Daar bovenop bevat WiL een compleet leerlingenadministratiesysteem met cursushistorie, cursusvoortgang en e-portfolio, en tot slot ook nog rapportagemogelijkheden en een communicatietool.

‘Wat LearningOnLine ook heel mooi heeft gedaan: een onzichtbare koppeling met ons E-learningplatform in Moodle.’ Voor cursisten is het daardoor mogelijk om met één keer inloggen op WiL toegang te krijgen tot het volledige digitale ontwikkelplatform van Wegener. ‘Zij hebben niet eens door dat ze van verschillende platforms gebruikmaken.’

‘Onze wensen zijn complex, maar LearningOnLine komt ons daarin tegemoet’

De wensen van Wegener Media voor het platform van LearningOnLine zijn complex: ‘We hebben verplichte cursussen die medewerkers in eigen tijd kunnen volgen, niet-verplichte betaalde cursussen waarvoor elke medewerker een budget heeft (zowel tijd als geld), en niet- verplichte gratis cursussen. En we willen alles nauwkeurig kunnen volgen en geautomatiseerd laten bijhouden in WiL. Aan de voorkant, de klantkant, werkt alles perfect. Alleen in het administratieve proces hebben we nog wat uitdagingen en verbeterpunten. Nu de oplevering is geweest, zijn we samen met LearningOnLine hard aan het werk om het platform door te ontwikkelen.’

In de toekomst gaat Wegener wellicht ook nog gebruikmaken van het E-Learningplatform van LearningOnLine. ‘In ieder geval voor applicatietrainingen die tot op heden via een

ander losstaand systeem werden aangeboden.’

Feiten

Naam organisatie

: Wegener Media

 

 

Organisatievorm

: B.V.

 

 

Aantal medewerkers

: 2500

 

 

Product

: Uitgever van

 

crossmediale media

 

 

Branche

: uitgeverij

 

 

Website

: www.wegener.nl/